Sprawozdanie finansowe to istotny dokument, który każdy przedsiębiorca musi sporządzić w określonym czasie, a jego poprawność jest kluczowa dla funkcjonowania firmy.
Termin składania sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe należy przygotować nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Dla spółek, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, termin ten upływa 31 marca następnego roku. To ważny obowiązek, który wymaga staranności i dokładności.
Podpisy i oświadczenia członków zarządu
Dokument ten powinien być podpisany przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg oraz przez co najmniej jednego z członków zarządu. Warto jednak zaznaczyć, że w praktyce bardziej efektywne jest, aby sprawozdanie zostało podpisane przez wszystkich członków zarządu. W ten sposób można uniknąć późniejszego zbierania oświadczeń, co często jest czasochłonne.
Dołączanie dodatkowych dokumentów
Do sprawozdania finansowego należy dołączyć również sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli przepisy prawa tego wymagają. Warto pamiętać, że jednostki mikro mogą być zwolnione z tego obowiązku, o ile przedstawią informacje dotyczące nabycia udziałów lub akcji własnych.
Zgromadzenie wspólników – kluczowy moment po roku obrotowym
Po zakończeniu roku obrotowego powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie wspólników, które ma miejsce w ciągu sześciu miesięcy od końca roku obrotowego. Dla spółek, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, oznacza to, że zgromadzenie musi odbyć się do 30 czerwca następnego roku.
- Przedmiotem obrad powinny być kwestie związane z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.
- Zgromadzenie może odbyć się bez formalnego zwołania, gdy reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nie ma sprzeciwu do porządku obrad.
- W przeciwnym razie konieczne jest formalne zwołanie zgromadzenia przez zarząd.
Protokół i dokumentacja
Podczas zgromadzenia sporządza się protokół, który jest podpisywany przez przewodniczącego oraz protokolanta. Do protokołu dołącza się listę obecności oraz dokumentację głosowania, w tym pełnomocnictwa, jeśli wspólnik był reprezentowany przez pełnomocnika. W przypadku formalnego zwołania zgromadzenia, do księgi protokołów dołącza się także dowody jego zwołania.
Wnioski do KRS
Po sporządzeniu sprawozdania finansowego i zamknięciu obrad zgromadzenia wspólników niezbędne jest złożenie dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w terminie 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wniosek składany jest elektronicznie i powinien zawierać podpisane sprawozdanie finansowe w formacie XML oraz skany uchwał dotyczących zatwierdzenia sprawozdania.
Pełnomocnictwa i szczególne sytuacje
Wniosek w imieniu spółki z o.o. może złożyć pełnomocnik, np. adwokat lub radca prawny. W takim przypadku nie jest wymagane dołączanie dokumentu pełnomocnictwa, ponieważ pełnomocnik składa elektroniczne oświadczenie o umocowaniu. Warto jednak zauważyć, że jeśli żaden z członków zarządu nie posiada numeru PESEL i nie udzieli pełnomocnictwa, spółka będzie zobowiązana do złożenia płatnego wniosku do KRS korzystając z systemu S24.
Więcej informacji na temat tych zagadnień można znaleźć w majowym Poradniku Gazety Prawnej „Instrukcja obsługi spółki z o.o.”, który dostarcza cennych wskazówek dla przedsiębiorców.