Rejestracja spółki z o.o. to proces, który wymaga staranności i przygotowania. Aby skutecznie przejść przez wszystkie etapy, wspólnicy oraz członkowie zarządu muszą być dobrze przygotowani, zwłaszcza w zakresie uzyskania odpowiednich podpisów elektronicznych.
Przygotowania do rejestracji
Przed przystąpieniem do rejestracji spółki z o.o. kluczowe jest, aby wszyscy wspólnicy oraz członkowie zarządu posiadali elektroniczne podpisy. Można korzystać z podpisów zaufanych ePUAP, kwalifikowanych podpisów elektronicznych lub podpisów osobistych. Najprościej jest jednak założyć profil ePUAP, co można zrobić przez bankowość elektroniczną, co czyni ten proces szybkim i wygodnym. Należy jednak pamiętać, że uzależnia to działanie ePUAP od funkcjonowania bankowości; w przypadku awarii banku, korzystanie z profilu zaufanego staje się niemożliwe.
Ustalenie kluczowych elementów spółki
Przed rozpoczęciem procedury rejestracyjnej, warto ustalić kilka istotnych kwestii. Należy określić adres siedziby spółki, jej nazwę, przedmiot działalności oraz wysokość kapitału zakładowego. Również istotne jest określenie, jak podzielone będą udziały pomiędzy wspólnikami, kto będzie wchodził w skład zarządu oraz jakie będą zasady reprezentacji spółki. Co najmniej jedna osoba powinna posiadać konto w systemie S24, chociaż dla lepszej efektywności, najlepiej, aby wszyscy wspólnicy i członkowie zarządu mieli dostęp do tego systemu.
Proces rejestracji w S24
Rejestracja spółki z o.o. w systemie S24 zaczyna się od wpisania jej nazwy oraz wyboru formy prawnej, a następnie wskazania siedziby, czyli miejscowości. Następnie należy wygenerować umowę spółki, w której uwzględnia się dane wspólników, przedmiot działalności (wybór PKD 2025) oraz wysokość kapitału zakładowego. Warto pamiętać, że każdy wpis czy wybór musi być przemyślany, ponieważ ma to wpływ na przyszłe skutki prawne.
Podpisywanie dokumentów
Po przygotowaniu umowy spółki, wszyscy wspólnicy muszą ją podpisać elektronicznie. Kolejnym krokiem jest wygenerowanie oświadczenia o wniesieniu kapitału, jeśli został on już wniesiony, oraz listy wspólników, które również muszą być podpisane przez członków zarządu. Do systemu należy wgrać oświadczenie dotyczące statusu cudzoziemca, zgodnie z ustawą z dnia 24 marca 1920 r. oraz listę adresów do doręczeń członków organu zarządzającego. Dla bezpieczeństwa można dołączyć także listę zawierającą dane kontaktowe członków zarządu.
Wniosek o rejestrację
Po zebraniu wszystkich dokumentów, należy wygenerować wniosek o rejestrację spółki i dołączyć do niego wcześniej przygotowane dokumenty. W treści wniosku wybiera się sąd właściwy do rozpatrzenia sprawy oraz podaje pełny adres spółki oraz przeważające PKD. Wniosek podpisują wszyscy członkowie zarządu, a także wskazują dane dotyczące adresu do doręczeń elektronicznych dla spółki. Najwygodniej jest opłacić wniosek elektronicznie podczas jego wysyłki do sądu, ponieważ system automatycznie wskazuje wysokość opłaty, która wynosi 350 zł plus drobna opłata za przelew. Warto zaznaczyć, że system nie weryfikuje, z jakiego konta została dokonana opłata, więc wspólnicy nie muszą martwić się o to, że spółka nie ma jeszcze rachunku bankowego.
Obowiązki po rejestracji
Po zarejestrowaniu spółki w systemie S24, należy pamiętać o kilku obowiązkach. W pierwszej kolejności trzeba wysłać do urzędu skarbowego formularz PCC-3 oraz uiścić podatek od czynności cywilnoprawnych, którego płatnikiem jest spółka. Nie można również zapomnieć o złożeniu elektronicznego wniosku do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Dodatkowo, spółka musi złożyć formularz NIP 8, w którym wskazuje miejsca prowadzenia działalności oraz rachunki bankowe. W przypadku, gdy spółka zamierza być płatnikiem VAT, konieczne jest także złożenie formularza VAT-R.
Więcej informacji na temat zakupu i prowadzenia spółki z o.o. można znaleźć w majowym Poradniku Gazety Prawnej „Instrukcja obsługi spółki z o.o.”.