Akta sprawy (przepisy kancelaryjne)

Akta sprawy (przepisy kancelaryjne)

Akta sprawy, według Polskiego Słownika Archiwalnego z 1974 roku, definiują:

Całość lub selekcję dokumentów związanych z konkretną sprawą, zebranych w kancelarii (registraturze) urzędu (instytucji) w formie oddzielnego pliku, zeszytu, wolumenu lub zestawu woluminów.

W liczbie mnogiej, jako „akta spraw”, to termin odnoszący się do systemu kancelaryjnego, znanego na ziemiach polskich od początku XIX wieku.

Akta sprawy w kontekście § 2 pkt 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku dotyczącego instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz organizacji archiwów zakładowych, oznaczają: dokumentację, która obejmuje w szczególności teksty, fotografie, rysunki, nagrania dźwiękowe, filmy i multimedia, zawierające informacje niezbędne do rozpatrzenia danej sprawy oraz odzwierciedlające proces jej załatwienia i rozstrzygania. Akta sprawy są tworzone na podstawie dokumentacji związanej z pojedynczą sprawą, gdzie dokumentacja może mieć formę pisemną, obrazową, dźwiękową lub elektroniczną. W tradycyjnym systemie dokumentacja w formie nieelektronicznej jest przechowywana w teczkach aktowych, natomiast dokumenty elektroniczne, tworzone w systemie EZD, są przechowywane na nośnikach danych.

Podział akt

Akta spraw niezakończonych – obejmują sprawy, które czekają na załatwienie.

Akta spraw zakończonych – dotyczą spraw, które zostały ostatecznie załatwione i są określane jako akta archiwalne.

Oznaczenie akt spraw nazywa się klasyfikacją, a plan podziału, który służy ich uszeregowaniu, to wykaz akt.

Przypisy