Akceptacja kancelaryjna

Akceptacja kancelaryjna

Akceptacja kancelaryjna to wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną na sposób załatwienia danej sprawy lub na treść konkretnego pisma.

Akceptacja w systemie EZD

Akceptacja projektów pism odbywa się wyłącznie w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją). Może mieć charakter jedno- lub wielostopniowy. W przypadku akceptacji wielostopniowej, pismo jest najpierw wstępnie akceptowane przez osobę, która nie ma uprawnień do jego podpisania, a następnie przekazywane do akceptacji kolejnej osobie, aż do momentu ostatecznej akceptacji przez osobę upoważnioną do podpisania dokumentu. Gdy projekt pisma do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje go. W sytuacji, gdy konieczne są poprawki, akceptujący dostarcza prowadzącemu sprawę wskazówki dotyczące wymaganych zmian (można to zrobić poprzez nanoszenie odpowiednich adnotacji i poprawek w wersji elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub ustnie, jeżeli nie ma dostępu do systemu EZD). Akceptujący ma również możliwość dokonania samodzielnych poprawek i zatwierdzenia poprawionej wersji pisma. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma, które ma być wysłane w formie elektronicznej, akceptujący podpisuje je elektronicznie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że inne przepisy wymagają użycia konkretnego rodzaju podpisu. Pismo, o którym mowa, zostaje zachowane w aktach sprawy.

Akceptacja w systemie tradycyjnym

Akceptacja w tradycyjnym trybie może być jednostopniowa lub wielostopniowa. W przypadku akceptacji wielostopniowej, pismo jest wstępnie akceptowane przez kolejne osoby, które nie są upoważnione do jego podpisania, aż do ostatecznego zatwierdzenia przez osobę, która ma prawo do podpisania. Przekazywanie projektów pism do akceptacji może odbywać się w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór formy przekazania projektów zależy od stopnia akceptacji i jest określany przez kierownika danej komórki organizacyjnej lub kierownika podmiotu. W przypadku, gdy projekt pisma przekazywany jest w formie papierowej, prowadzący sprawę umieszcza na drugim egzemplarzu projekt odręczny podpis (skrócony) oraz datę jego złożenia. Jeśli projekt pisma nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje dwa egzemplarze (jeden do wysyłki, drugi do akt sprawy), chyba że wymagana jest większa liczba kopii. Jeśli projekt wymaga poprawek, akceptujący udziela wskazówek dotyczących niezbędnych zmian (nanosząc odpowiednie adnotacje na projekcie lub przekazując je ustnie). W przypadku akceptacji projektu w formie elektronicznej, akceptujący lub inna osoba działająca na jego polecenie może wprowadzić potrzebne poprawki i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa wcześniej.

Zobacz też

• Akceptacja
• Akcept
• Akceptat

Przypisy

Bibliografia

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. (poz. 67) dotyczące instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zasad organizacji i funkcjonowania archiwów zakładowych. Załącznik nr 1 – Instrukcja kancelaryjna.