Agent transferowy

Agent transferowy to podmiot oferujący usługi outsourcingowe w zakresie księgowości dla towarzystw funduszy inwestycyjnych (TFI), powszechnych towarzystw emerytalnych (PTE) oraz towarzystw ubezpieczeniowych, zajmujący się obsługą funduszy inwestycyjnych i otwartych funduszy emerytalnych (OFE).

Charakterystyka i zadania

Nie wszystkie fundusze decydują się na zlecenie usług agentowi transferowemu, co w dużej mierze zależy od wielkości danej instytucji oraz potrzeb związanych z outsourcingiem zadań, w tym do podmiotów w ramach własnej grupy kapitałowej. Przekazanie prowadzenia rejestru zewnętrznemu podmiotowi może umożliwić rozszerzenie oferty dla innych instytucji, zarówno powiązanych kapitałowo (jak TFI czy PTE), jak i niezwiązanych, co sprzyja optymalizacji kosztów.

Nazwa „agent transferowy” pochodzi z języka angielskiego (Transfer Agent) i odnosi się do kluczowej funkcji – obsługi rozliczeń klientów w zakresie transferów pieniężnych oraz zleceń.

Główne zadanie agenta transferowego polega na prowadzeniu rejestru uczestników funduszu inwestycyjnego oraz rejestru członków funduszy emerytalnych. Rejestr ten stanowi zapis księgowy wszystkich zdarzeń związanych z udziałem uczestników w funduszu, obejmując dane osobowe, informacje o transakcjach, takie jak daty nabycia, liczby i ceny jednostek uczestnictwa, opłaty, daty odkupu, pobrane podatki itd. Rejestr jest częścią ksiąg funduszu, zgodnie z przepisami rachunkowymi, i zawiera dane analityczne dotyczące wpłaconego kapitału.

Agent transferowy zarządza wszystkimi rozliczeniami związanymi z wpłatami i wypłatami z funduszu, przeliczając środki pieniężne klientów (inwestorów) na nabywane jednostki uczestnictwa oraz dokonując przeliczeń przy odkupywaniu/zbywaniu jednostek uczestnictwa. Ponadto przyjmuje i realizuje różne dyspozycje uczestników funduszu, takie jak przyjmowanie pełnomocnictw, blokady, obsługa przedstawicieli klientów czy zmiany danych.

Funkcje agenta transferowego są wykonywane na zlecenie towarzystwa zarządzającego funduszem na podstawie odpowiedniej umowy. Towarzystwo może również zlecać inne działania agentowi transferowemu, takie jak:

obsługa informacyjna dotycząca funduszu,
zarządzanie reklamacjami,
naliczanie podatków,
naliczanie opłat,
prowadzenie systemów informatycznych dla uczestników/członków,
przekazywanie uczestnikom/członkom informacji o transakcjach i stanie posiadania, w tym wymaganych informacji podatkowych (np. dla nierezydentów).

Funkcję agenta transferowego może pełnić firma, która dysponuje odpowiednimi kompetencjami księgowymi oraz systemem informatycznym (sprzętem komputerowym i oprogramowaniem) zapewniającym sprawną obsługę od strony technicznej, a także zapewniającym wiarygodność, poufność i bezpieczeństwo przechowywania danych.

Agent transferowy oferuje kompleksową obsługę informatyczną funduszy, w tym przetwarzanie danych, prowadzenie rejestru członków funduszu, przeliczanie wpłat na jednostki uczestnictwa oraz realizację wypłat transferowych. Dba także o bieżące aktualizowanie danych uczestników funduszu.

Możliwe jest również poszerzenie oferty agenta transferowego o dodatkowe usługi, takie jak:

tworzenie i prowadzenie platformy do obsługi zleceń (dla pośredników finansowych),
stworzenie platformy internetowej do obsługi klientów (w tym umożliwiającej składanie zleceń on-line oraz uzyskiwanie informacji o stanie rejestru),
prowadzenie wyceny aktywów funduszu, księgowości funduszu, sporządzanie dokumentacji dla sprawozdań finansowych,
prowadzenie księgowości towarzystwa,
świadczenie usług informatycznych dla towarzystwa, w tym teleinformatycznych,
świadczenie usług mailingowych (wysyłanie potwierdzeń nabycia, konwersji i umorzenia jednostek uczestnictwa),
prowadzenie obsługi korespondencji w imieniu towarzystwa,
świadczenie telefonicznej (oraz e-mailowej) obsługi klientów funduszy, w tym prowadzenie infolinii (Centrum Obsługi Klienta) oraz usług typu call center,
obsługa sprawozdawczości (np. w związku z przepisami o zapobieganiu praniu brudnych pieniędzy oraz prowadzenie bazy danych).

Agent transferowy podlega kontroli Komisji Nadzoru Finansowego oraz innych instytucji państwowych. W trakcie audytu sprawozdań finansowych funduszy przez biegłego rewidenta, agent transferowy udostępnia towarzystwu (i audytorowi) niezbędne informacje w celu weryfikacji sprawozdań.

Niektórzy agenci transferowi działają zgodnie z międzynarodowymi normami i standardami (np. SAS-70).