5S

5S – narzędzie w lean management

5S to technika wykorzystywana w lean management, mająca na celu stworzenie i utrzymanie dobrze zorganizowanego oraz bezpiecznego stanowiska pracy. Nazwa pochodzi od pięciu japońskich słów, które zaczynają się na literę „S”.

Dzięki zaangażowaniu wszystkich pracowników, 5S często jest jednym z pierwszych narzędzi wprowadzanych w organizacji w ramach szczupłego zarządzania.

Historia i nazwa

Zasady 5S są inspirowane japońską filozofią życia codziennego. Technika ta zaczęła być wdrażana w japońskich firmach po zakończeniu II wojny światowej.

Na międzynarodową skalę, 5S zyskało popularność w latach 90. XX wieku dzięki Takashi Osadzie i Hiroyuki Hirano.

Nazwa „5S” odnosi się do pierwszych liter pięciu japońskich terminów opisujących poszczególne elementy tej metody. W japońskich przedsiębiorstwach liczba „5” mogła różnić się od tradycyjnego modelu pięcioelementowego, w zależności od postępu wdrożenia lub celów organizacji. Na przykład, w Toyota Motor Company, gdzie stworzono System Produkcyjny Toyoty, 5S początkowo funkcjonowało jako 4S (bez piątego „S”, czyli samodyscypliny).

Opis

Podstawowym celem 5S jest zwiększenie bezpieczeństwa na stanowiskach pracy oraz poprawa produktywności. To kluczowe narzędzie w lean management. Wysoka wartość 5S wynika z przekonania, że czystość, porządek oraz właściwa organizacja miejsca pracy mają kluczowy wpływ na produktywność, stabilność procesów oraz eliminację marnotrawstwa (jap. muda). Metoda ta uczy również pracowników dyscypliny potrzebnej do utrzymania standardów.

W anglojęzycznej literaturze, 5S bywa określane jako utrzymanie porządku (ang. housekeeping), jednak takie podejście wydaje się zbyt ograniczone, gdyż nie oddaje pełnego potencjału tego narzędzia w kontekście usprawniania działalności organizacji.

5S jest stosowane zarówno w środowisku produkcyjnym, jak i w sektorze usługowym. Zwykle jest jednym z pierwszych narzędzi implementowanych podczas transformacji lean, ponieważ angażuje wszystkich pracowników, ułatwia wdrożenie kolejnych narzędzi szczupłego zarządzania, takich jak TPM, SMED, kanban czy standaryzacja pracy, a efekty działań 5S są natychmiast widoczne.

Metodyka

Metoda 5S składa się z pięciu elementów – kroków, które określają kolejność wdrożenia. W każdym kroku realizowane są konkretne działania:

1S. Seiri (ang. sort/separate, selekcja/sortowanie) – identyfikacja i usunięcie zbędnych przedmiotów ze stanowisk pracy. Procesowi 1S często towarzyszy akcja czerwonej etykiety (red tagging), polegająca na oznaczaniu niepotrzebnych przedmiotów czerwonymi etykietami i przenoszeniu ich do wyznaczonego miejsca (strefa czerwonej etykiety), gdzie podejmowana jest decyzja o ich dalszym losie. Przedmioty, co do których nie ma wątpliwości, że są zbędne, powinny być od razu usunięte zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie.
2S. Seiton (ang. set in order/straighten, systematyka) – uporządkowanie i wyznaczenie miejsc dla przedmiotów pozostałych po 1S, zgodnie z zasadą „miejsce dla wszystkiego i wszystko na swoim miejscu”. Celem jest ograniczenie zbędnego ruchu i wysiłku fizycznego pracowników. Oznaczenia miejsc przechowywania powinny uwzględniać zasady ergonomii oraz częstotliwość korzystania.
3S. Seiso (ang. sweep/shine/scrub, sprzątanie) – utrzymanie czystości na stanowiskach pracy. Należy określić, co, w jaki sposób i kiedy należy sprzątać oraz kto jest odpowiedzialny za te działania. Organizacja musi zapewnić odpowiednie narzędzia do sprzątania, a ich przechowywanie powinno odbywać się w wyznaczonych miejscach.
4S. Seiketsu (ang. standardize, standaryzacja) – opracowanie i wdrażanie standardów dla trzech pierwszych kroków. W 4S definiowane są standardy kolorów, oznaczeń, instrukcje, schematy oraz harmonogramy.
5S. Shitsuke (ang. sustain/self-discipline, samodyscyplina) – utrzymanie wprowadzonych usprawnień na stanowiskach pracy. Kluczowym elementem jest, aby wszyscy pracownicy zaangażowali się w proces 5S oraz by stał się on integralną częścią ich codziennej pracy.

Wśród najważniejszych warunków skutecznego wdrożenia 5S znajdują się: zaangażowanie najwyższego kierownictwa, przeszkolenie pracowników oraz zapewnienie, że to osoby pracujące na stanowiskach będą miały decydujący głos w wprowadzanych zmianach. Ważny jest także łatwy dostęp do materiałów i informacji o 5S oraz regularne komunikowanie jego korzyści.

Niektóre organizacje dodają do 5S szósty krok – bezpieczeństwo i higienę pracy (ang. safety). Istnieją jednak opinie, że aspekty te są już zawarte we wszystkich pięciu krokach, więc wprowadzanie ich jako odrębnego kroku jest zbędne.

Inna, rzadziej stosowana nazwa dla tego narzędzia to CANDO, będąca akronimem od pierwszych liter angielskich słów: cleanup, arrange, neatness, discipline oraz ongoing improvement.

Korzyści

Wdrożenie 5S prowadzi do:

Stworzenia czystego, uporządkowanego i bezpiecznego miejsca pracy, co zmniejsza liczbę wypadków.
Poprawy jakości produktów i usług, dzięki redukcji błędów oraz ograniczeniu zanieczyszczeń.
Zwiększenia satysfakcji klientów, co przekłada się na pozytywne wrażenia zarówno obecnych, jak i potencjalnych klientów.
Ograniczenia niepotrzebnego ruchu i wysiłku fizycznego pracowników.
Poprawy produktywności poprzez eliminację działań, które nie dodają wartości oraz lepszą dostępność narzędzi.
Redukcji marnotrawstwa i obniżenia kosztów operacyjnych.
Poprawy stanu technicznego i dostępności maszyn.
Lepszego wykorzystania dostępnej przestrzeni.
Zwiększenia odpowiedzialności oraz świadomości pracowników w zakresie ich otoczenia w organizacji.
Identyfikacji pomysłów na usprawnienia oraz szybsze zauważanie i rozwiązywanie problemów.
Wsparcia w tworzeniu wizualnego stanowiska pracy, co jest zgodne z zasadami Systemu Produkcyjnego Toyoty.
Poprawy komunikacji wewnętrznej w organizacji.
Wsparcia dla wdrożenia i utrzymania innych narzędzi lean management.
Korzystnego wpływu na środowisko, poprzez zmniejszenie zużycia surowców oraz ograniczenie ilości odpadów.